Keberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak
ditentukan oleh suatu department saja, akan tetapi kerjasama antar department
yang solid, kompak dan bertanggung jawab.
Pada umumnya setiap department saling memiliki
keterikatan hubungan kerja satu sama lainnya, mereka saling membutuhkan, oleh
karenanya membentuk suatu team yang solid, kompak dan bertanggung jawab bukan
hal yang mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department, hal
ini adalah sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap
kepala department ingin membuktikan kemampuannya masing-masing dalam mengelola
departmentnya, menunjukan prestasi yang mengagumkan dalam bidang pengelolaan
cost ataupun menekan budget dan meningkatkan revenue atau prestigous dalam
menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas selama dalam persaingan yang
sehat itu sangat baik dalam meningkatkan produktivitas demi meningkatkan
profit.
Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya
tidak terlepas dari dukungan dari department lainnya. Sebagaimana Housekeeping
department merupakan department central yang memiliki access hampir dengan
semua department yang ada didalam organisasi, baik itu department yang berhubungan
dengan operasional
ataupun department yang berhubungan dengan administrasi
misalnya finance
dan human resources.
Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ),
Housekeeping department berada di bawah naungan Room Division Department
bersama dengan front office department.
Dalam team work Room Divison setiap department erat
sekali keterkaitannya ini bagaikan mata rantai.kenapa demikian ? jika salah
satu mata rantai terputus maka kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya
kualitas pelayanan akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat pada
proses produktivitas.
Dibawah ini adalah department yang erat hubungan
kerjanya dengan Housekeeping department;
Front
office department
Hubungan housekeeping department dengan front office
departmentmemiliki hubungan emosiaonal bagaikan dua sisi mata uang, saling membutuhkan, saling keterkaitan satu sama lain tetapi tidak sering pula
terjadi konflik.
Housekeeping department
berkewajiban membersihkan, menata, memprsiapkan kamar tamu, dan Front office
department menjualnya.
Oleh karenanya hubungan keduanya harus sinergi,
memiliki kesamaan visi, semangat yang sama, dalam tehnik kerja membangun
kesamaan maka agar tidak terjadi missed communication, bentuk kesamaan inin
bisa di tunjukan dengan contohnya dalam penggunaan istilah dalam system
mengenai up dated status kamar tamu.Istilah – istilah laporan status kamar tamu
yangmerupkan abreviation in harus pahami oleh kedua department tsb.
Adapun istilah – istilah itu misalnya Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection
(VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of
Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND )
Dibawah ini istilah – istilah yang biasa digunakan ;
Istilah
|
Abreviation
|
Status
Kamar
|
Vacant
Clean
|
VC
|
Kamar
siap jual
|
Vacant
Clean Inspection
|
VCI
|
Kamar
siap jual akan tetapi masih dalam keadaan inspeksi/pengecekan lebih lanjut
|
Vacant
Dirty
|
VD
|
Kamar
yang siap jual tetapi masih dalam keadaan belum dibersihkan.
|
Sleep
Out
|
SO
|
Kamar
yang sudah di tempati ( terjual ) akan tetapi tamunya tidak menempatinya, dan
status kamarnya masih occupied
|
Occupied
|
Occ
|
Kamar
yang sudah terjual
|
Occupied
no luggage
|
ONL
|
Kamar
yang sudah terjual dan ada penghuninya
akan tetapi tidak membawa barang – barangnya
|
Out
of service
|
OS
|
Kamar
yang untuk sementara tidak untuk dijual
|
Out
of Order
|
OOO
|
Kamar
yang masih dalam keadaan perbaikan (maintenance )
|
Don’t
Disturb
|
DND
|
Kamar
yang occupied yang penghuninya tidak
ingin diganggu selain ada permintaan dari penghuninya
|
Expected
Arrival
|
EA
|
Kamar
yang sudah di booking dengan status confirm.
|
Expected
Departure
|
ED
|
Kamar
yang sudah confirm check out.
|
Demikian
diantaranya istilah – istilah yang biasa
di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya management hotel menyusunya dengan kategory – kategory yang
dikondisikan dengan market
tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP
memiliki tingkatan yang berbeda-beda dalam memberikan extra service nya.
Selain istilah –
istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb,
misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN,
untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk
kamar yang memiliki tempat tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu
pula dengan type kamarnya mulai dari
standard room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX, untuk Suite atau Executive diberi kode SUT
1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan
type president suite atau penthouse.
Untuk kode –
kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel menentukan kode-kode tersebut untuk di
install dalam system.
Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam
membuat laporan status kamar ;
Housekeeping Department, Order Taker officer akan
membuat dan melaporkan kepada front desk
attendant mengenai status kamar sesuai
dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor
supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status
Kamar-kamar yang akan dijual. System
pelaporan ini sudah bisa diakses lewat
system komputer dengan cara
menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang
dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan
OPERA.
Dari Front Desk attendant akan
melakukan kegiatan yang meliputi hal-hal
berikut :
-
Mengirimkan
daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping atau
department lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.
-
Mengirimkan
daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu
rombongan,atau tamu penting (VIP).
-
Memberitahukan
kepada Housekeeping Department mengenai
kamar-kamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.
-
Memberitahu
perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadi
perpindahan kamar.
Pada dasarnya
Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses
dari system hanya saja akan lebih baik hal ini
dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy
maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.
Selain Front Office department, Sales &
Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja
sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang
kamar-kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan
kamar yang dilakukan oleh sales & marketing department akan melalui dan
mekanisme Front office Department yang
akan diteruskan ke housekeeping department.
Laundry
Department
Laundry department adalah tetangga terdekat ,
secara psikologis managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja
ruang lingkup kerja laundry department
tidak seluas housekeeping department.
Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik
dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu
berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang
menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping
department.
Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah satunya
supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section, guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan
lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.
Engineering
Department
Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan
engineering department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus
hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department dengan Engineering department
sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah “ kutukan” bahwa
engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping
department yang begitu tide.
Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :
-
Perbaikan dan
pemeliharaan equipments menyangkut
operasional seperti AC, Supply air
bersih, listrik .
-
Perbaikan
perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section atau fasilitas
public area .
-
Mengerjakan work order dari housekeeping dengan tingkat
urgency .
-
Menginformasikan
kepada housekeeping department dan front office department tentang perbaikan
yang memerlukan jangka waktu lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of
order, dan akan menginformasikan kembali jika sudah selesai dalam maintenance.
-
Melakukan program
perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, seperti painting,
maintenance AC dll.
Dengan
demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan engineering
department sangatlah erat. Jika
peralatan operasional Housekeeping rusak, secara otomatis pekerjaan housekeeping akan terganggu. Oleh karenanya housekeeping
department akan selalu memerlukan
engineering department.
Food and Beverage Department
F&B department merupakan object paling demandings
dalam pelayanan kebersihan, perawatan peralatan, akan tetapi sudah barang tentu
permintaan pelayanan kebersihan ini adalah wajib hukumnya. Tidak ada kata “ tidak bisa” , “tidak ada staff” , atau “ tidak mungkin”
semua argument – argument itu harus di hilangkan. Housekeeping department yang
merupakan pertahanan terdepan dalam menjaga dan merawat agar peralatan –
peralatan tetap dalam kualitas baik dan sesuai dengan umur perlatan tsb harus
dapat menunaikan kwajiban itu.
Outlet – outlet F&B seperti restaurant, bar, dan
meeting room merupakan ruangan – ruangan yang kebersihannya, perawatan
furniturenya mutlak harus di jaga dan dirawat.
Tehnik – tehnik
perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam memenuhi rangka
menjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan terrecorded.
Kegiatan
housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan special
project ini dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan sehingga
peralatan atau furniture terawat dengan baik.
Public area
section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan pekerjaannya,
begitu pula floor section , linen and uniform section serta florist section terlibat
dalam kegiatan pemenuhan permintaan pelayanan F&B outlet.
Accounting Department section
Purchasing
Purchasing section yang di
kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan section dalam
acoounting department yang yang sering kali berhubungan dengan Housekeeping Department tentu dalam kegiatan operasionalnya akan
selalu membutuhkan equipment – equipment yang bersipat jangka panjang atu
jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor
section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia
dengan kebutuhan operation, Section public area tentunya membutuhkan chemical
yang berkualitas yang low budget high impact, juga kebutuhan mesin cleaning
seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge, carpet sweeper dll, untuk
linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar, uniform
karyawan, alat – alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk tentu
membutuhkan paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase Requets )
pad dll. Begitu juga dengan florist membutuhkan aneka ragam bunga, tanaman, pot
bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan itu tidak serta merta dating dengan
sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing
department merupakan sarana untuk
mengakomodir permintaan tersebut. Order taker officer akan mengakomodir segala
kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR ( purchase request ) ke Purchesing officer. Sebaiknya dalam
membuat PR ini data stock in – out nya serta stock harus valid berdasarkan inventory yang updated, hal ini untuk mencegah (
avoid ) penumpukan barang yang useless. Kecenderungan dilapangan yang terjadi
pada saat operational yaitu keterlambatan
datangnya barang yang di minta merupakan problem yang biasa
di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena itu sebagai tips agar dalam
pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap section
harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki estimasi
yang benar dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ). Sering kali pada
saat melakukan order barang supervisor section hanya melihat stock yang ada dan
assumsi. Pada saat melakukan Purchase Request selain
mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita
mengetahui supplier atau company penyedia atau distributornya hal ini dilakukan
agar dala pemesanan bias effektif dan effisien, ini hanya dilakukan untuk
pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas barang dengan supplier baru.
Purchasing officer
akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang hari ini minta hari ini ada, boleh saja
dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus melalui approval GM. Barang –
rang yang di peasan Housekeeping department setelah melalui mekanisme dan birokrasi yang tepat pada umumnya akan di
distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap
purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan keluar
yang digunakan untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam administrasi
yang baik dengan memiliki catatan fisik berupa log book manual, dan secara
komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar management puncak
khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau expenses.
Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan menggunakan system
computer agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di ingat bahwa hal yang
manualpun seperti membuat purchase request
harus tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan
penyalahgunaan wewenang.
Accounting Department cost
and revenue section.
Perlu diingat
bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam kegiatan bisnisnya
merupakan penyumbang revenue yang cukup
tinggi,akan tetapi housekeeping juga merupakan cost center .selain
karyawan yang cukup banyak juga kebutuhan
akan peralatan – peralatannya cost nya tinggi.oleh karenanya seorang executive
housekeeper harus pandai membaca profit and loss statement. Dengan mencermati
setiap nilai angka yang tertera pada P&L statement tersebut dengan teliti
lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang dimiliki internal sendiri, apabila
terjadi perbedaan, sebaiknya clarified terlebih dahulu dengan chief accountant.
Yang pada umumnya terjadi adalah kesalahan pada postingan Purchase request
kebutuhan operational Housekeeping Department dengan kebutuhan operational
engineering department atau department lainnya.
Accounting
department akan memberikan profit and
loss statementnya setiap bulan, tentunya berdasarkan data yang didapat dari
purchase department untuk cost utilitiesnya, dan cost of employee dari Human
Resourcesnya serta department lainnya yang terkait.
Selain purchasing, cost and revenue center section
section lainnya seperti receiving, store juga kerap kali berhubungan dengan
housekeeping department.
Security
Departement
Security Department berkewajiban menjaga keamanan
secara keseluruhan atas asset- asset
company, Bukan hanya housekeeping department saja
yang berkepentingan semua department sangat berkepentingan dengan security
department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar kegiatan
housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk
kegiatan itu diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan
housekeeping dan fire team khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian prosedur
loss and found yang harus melibatkan security dan front office department.
Menurut data statistic beberapa hotel yang
saya dapatkan , case untuk housekeeping
jauh lebih sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya walau
kecil tapi dalam penyelesain cukup rumit.
1. Pengadaan tenaga kerja
2. Pengangkatan pegawai
3. Pelatihan pegawai
4. Pemutusan hubungan kerja
5. Cuti karyawan
6. Surat peringatan untuk pegawai
7. Pembayaran gaji dan lembur pegawai
8. Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.
9.
Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.
10. Bagian housekeeping
melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar area pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha
untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu kegiatan kerja,
baik gangguan dari dalam maupun dari luar hotel.
Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milik
hotel tidak dibawa keluar
hotel oleh karyawan.
thank's ya da bantu tugas saya :')
BalasHapusTerimakasih ya , tugas saya tentang kerjasama di hotel selasai juga :)
BalasHapus