Management Housekeeping

I.                  Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti  house berarti rumah,  wisma , tempat menginap atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga , merawat , mengatur ,  memelihara. Housekeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata  tata berarti menjaga , merawat , mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah,  wisma , hotel. 

Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping  mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti  vacum cleaner ,  brushing mesin  dll.

Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and controlling harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi – dimensi  Total Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut. 

Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik  dalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar atau luas hotel tersebut maka semakin unik  pula sistem organisasi operasionalnya.

Management Housekeeping

 “ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan times and motion studies   yang dalam perkembangannya  merupakan sebagai  metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai karyawan,  mampu melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern”  Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam pengembangan perusahaan.  Dengan karya – karya ilmiahnya tentang “ management”  peter drucker telah memberikan kontribusi yang besar  dalam mengelola suatu management modern.

Kedua tokoh bapak management  diatas   yang telah mengemukakan teori-teori managementnya    bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola management pada umumnya dan  Housekeeping department khususnya.

Housekeeping Department memiliki karyawan yang cukup banyak,  bahkan mungkin merupakan karyawan  terbanyak juka deibandingkan dengan department – department lainnya , sehingga sangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang mumpuni , Executive housekeeper  harus mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang kenyamanan,  Kebersihan graha untuk setiap tamu baik yang akan menginap  atau hanya  menikmati fasilitas – fasilitas  hotel lainnya seperti restaurant, bar atau spa centernya.

Teori peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat dijadikan sebagai dasar  untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective dan efficiency kinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap  penting sebagai alat untuk memotivasi karyawan – karyawannya untuk bisa bekerja mengembangkan  keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang tentunya meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.

Dengan mengapplikasikan system management yang baik  diharapkan  housekeeping department  dapat memberikan kontribusi yang positive dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu  guest satisfaction dan employee satisfaction serta  profit oriented, apabila dilihat dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan revenue andalan dalam  pendapatan utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.

Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.

Struktur Management Housekeeping

Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram  hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :

 

 

                                                                                                   

Organization  chart Housekeeping department

Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk  section minibar menempatkannya  ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempatkan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan management  hotel itu sendiri yang tentunya telah  disesuaikan dengan operation system yang digunakannya.

Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel  resort section ini tentunya dibawah naungan leisure department, akan tetapi untuk hotel yang berkategori  bisnis hotel area swimming pool menempatkan induk organisasinya pada  front office department, atau Spa department  ,akan  tetapi ada juga beberapa  pengelolaan swimming pool ini dibebankan pada F&B department, hal ini dilakukan dengan alasan bahwa  di area swimming pool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalah  bagian dari kebijakan management  hotel itu sendiri yang  tentunya dengan berdasarkan   effektif dan effisien operasionalnya.

Section dalam Housekeeping 

Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang  luas, ruang lingkup yang dimaksudkan  adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan – ruangan yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan  sesuai dengan fungsinya. Housekeeping  tentunya harus memiliki team yang sesuai dengan kebutuhan system operasional untuk menjalankan  tugasnya  dengan baik.

Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping  dikelompokan sebagai berikut; 

-          Public Area meliputi  lobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement corridor,   area parking dll.

-           F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room , ballroom.

-          A&G office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B director , Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager dan ruangan executive officer lainnya.

-          Back Office area seperti Human Resourches  , Training center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.

-          Floor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor , guest landing.

Area - area  yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan  mengikuti kaidah GCG  ( good corporate governance ) , AMDAL  ( analisis mengenai dampak lingkungan )  dan  CSR  ( corporate social responsibility ).

Dalam konteks kebersihan ruangan  sebaiknya  mengikuti aturan standard kebersihan international yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard yang dimaksud  misalnya penerapan HACCP system  atau  Good Clinic Practice.

Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat  dan team yang solid.System management  yang baik  dapat dilakukan dengan  system operasional  yang dilaksanakan dengan komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja yang effektif dan  effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit sehingga terkadang  kebutuhan untuk pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan  dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan  bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang membuka peluang pemborosan atau penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan tetapi birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan  mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu.

Team yang solid dalam housekeeping department merupakan garda yang paling depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah di kemukakan diatas.

Section – section dalam housekeeping dapat di kelompokan  seperti  di bawah ini:

A.   Floor section

 Diatas telah sedikit diuraikan area – area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive launch dan pantry area atau station floor.

Guest Room

Guest room adalah element yang paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan, penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor  pendukung untuk memberikan  kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai  rumah kedua baginya ( guest ) .

Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama antar department yang solid,  yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari  level management  sampai dengan karyawan level bawah sekalipun,  yang harus dipatuhinya.

Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya kita mengetahui type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel atau kapal pesiar atau sejenisnya,

Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio 2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type 1, type 2 dsb.akan tetapi untuk standard kelengkapannya sama dengan hotel, hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan perlengkapannya.

 Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas – fasilitas yang paling dominan dan   merupakan kebutuhan primer dan merupakan standard penginapan  untuk seorang tamu seperti  fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet )duvet  atau bed cover  ,fasilitas living room yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti  TV dan telephone, kemudian fasilitas  kamar mandi ( bath room ) tentunya untuk kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan  kategori hotel tsb.

Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room selain  toilet dan  shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan  kelengkapan body care .

Mari kita uraikan kelengkapan – kelengkapan fasilitas tersebut diatas ;

-          Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )

 Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti standard .

Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America  dan negara kita ( indonesia ) .

Ukuran tempat tidur di  USA dan Indonesia

Size	USA	Indonesia
Twin / Single	39 X 75 inch /  97 X 191 cm	100X200 cm
Queen	60 X 75 inch /  152 X 191 cm	160X200 cm
Double	54 X 75 inch / 137 X 191 cm	180X200 cm
King size	76 X 80 inch  /  193 X 203 cm	200X200 cm

Untuk  ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket )   pada umumnya dilebihkan panjang dan lebarnya  70-90  cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .

Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur  dilengapi dengan duvee atau bed cover .

-          Fasilitas living room

Fasilitas living room ini yang  selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan baju juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau koper  ( luggage rack  ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad  dan penerangan atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .

Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.

-          Fasilitas kamar mandi (bathroom )

Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi  toilet , shower cabin, wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet paper dan  tissue paper.

Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.

Dibawah ini merupakan ukuran towels ;

Jenis	Ukuran
Bath towel	75 x 150 cm
Hand towel	30 x 60  cm
Face towel	30 x 30  cm

Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.

Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang  disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan tea , coffee sachet.

Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer informasi, atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah  curtain dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali  curtain dan black out di cuci.Apabila kamar tamu  memiliki balcon maka furniture – furniturenya harus di perhatikan.

Floor  Corridor / gang way

Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet treatment, bisa dengan cara shampoing untuk menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan polishing  treatment untuk granit atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya dihiasi dengan lukisan – lukisan yang di tempelkan  pada dinding kamar , maka lakukankahkegiatan  dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu – lampu coridor,jika menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan  mencatatkannya melalui order taker housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui dalam corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri yang diletakan di depan  atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up oleh room service staff.

Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar memberikan kesan nyaman,  letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan  untuk memberikan sentuhan segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel  , hal ini tergantung pada design arsitektur  buildingnya.

Executive lounge

 Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge  dirancang dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan  kesan elegance, luxury,  tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge  ini biasanya di peruntukan hanya untuk  tamu – tamu yang berkantong tebal .Executive lounge  atau biasa disebut club floor yang  menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya, fasilitas yang serba  “ WAH “  diperuntukan tamu-tamu special atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik – baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge  sudah tentu dilengkapi dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan  rest room, oleh karenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.

Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail party dan buttler service.

Pantry / Floor Station 

Pantry yang dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping  menyimpan, mengatur , menata , menyusun trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store linen dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur, fasilitas kamar mandi, fasilitas living room dan kelengkapan –kelengkapan  lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.

B.   Public Area Section

Di atas telah di sebutkan beberapa ruangan  yang termasuk kategori publi area, dapat dikatakan seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan  public area.Tapi disini yang dimaksud area yaitu  suatu ruangan yang intensitas di kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan tersebut akan di uraikan dibawah ini ;

Lobby area

Lobby area ini adalah suatu ruangan yang tingkat kunjungan tamunya sangat tinggi, bahkan hampir semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati lobby terdahulu.karena di lobby inilah proses transaksi check- in check out berlangsung pada umumnya.Front office atau front desk sudah tentu di posisikan di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini sangat luas karena lobby ini  gerbangnya suatu hotel untuk menampilkan kesan elegance dan “ WAH “ nya.Di lobby area untuk mengeffesienkan dan mengeffektikan ruangan tersebut menjadi suatu ruangan yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri profit, maka management hotel biasanya lobby tempat yang merupakan pusat kegiatan para tamu hotel management / owner membuat suatu lounge demi kenyamanan para tamu dan akan dikelola oleh  F&B department .

Sebuah lobby dalam hotel berbintang merupakan refresentatif dari keunikan, luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk setiap tamu yang berkunjung atau menginap.

Penataan , decoration lobby area yang syarat dengan kesan elegance, unik, merupakan tanggung jawab Housekeeping department secara umum, management hotel akan menrauh besar perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang harus selalu bersih dan harus selalu terlihat  mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang berkualitas, lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan – lukisan yang bernilai artistik tinggi, furniture yang begitu lux, show case barang – barng antik pun melengkapi kemewahannya.

Semua itu harus terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department menempatkan public area attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas mejaga keberseihannya setiap saat.   

Dengan equpiment yang elegance , unik , lux, diatas  dimaksudkan  bahwa lobby yang merupakan  gerbang untuk memperkenalkan kepada tamu tentang kenyamanan, keindahan  hotel tersebut.Lobby merupakan unsur untuk membuat  first impression dalam rangka membuat rapport customers  yang berkunjung. Oleh sebab itu tampilan, perawatan, penataan  lobby hotel menjadi sangat penting untuk diperhatikan.

Restaurant

Outlet – outlet F&B merupakan fasilitas  pendukung dalam suatu hotel, penataan, lay out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department, namun dalam perawatan furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah tugas dan kewajiban housekeeping.

Housekeeping tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant seperti crokeries,chinaware dll.

Kewajiban housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture, kebersihan restaurant.

Yang harus diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant dengan membuat record saat melakukan special project misalnya, polishing furniture, shampoing karpet, brushing pantry service area, polishing granit.

Function room

Function room yang meliputi beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas pendukung pada umumnya adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk perawatan furniture adalah kewajiban housekeeping. Function room ini berbeda dengan ukuran luasnya, mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang sampai bisa menampung ribuan orang.untuk acara wedding ceremony atau acara yang melibatkan lebih banyak orang maka ballroom  yang tepat di gunakan.

Tugas Housekeeping dalam menjaga dan merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode record yang untuk melakukan kegiatan brushing, polishing or shampoing.

Lockers room

Lockers room merupakan bagian terprnting dalam tanggung jawab housekepping.Ruangan locker ini adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri sebelum melakukan aktifitas pekerjaan.

Selain kebersihan lockers ini yang harus diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan higienisnya, perlu diperhatikan.Pada umumnya lockers room baik male atau female harus menyediakan fasilitas toilet, shower cabin, wash basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan frequensi yang tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah – kaidah good clinic practice.

Kegiatan brushing, cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk setiap kelengkapan lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal yang sering terjadi kerusakan dalam housekeeping seperti toilet tersumbat, wash basin tersumbat, drainase tidak berfungsi  sempurna, supply air panas yang sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah – masalah tersebut harus di tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang tidak baik pada kesehatan karyawan.

Selain ruangan – ruangan tersebut diatas masih banyak lagi ruangan yang harus di jaga kebersihannya, seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi yang paling penting adalah komitment  bersama – sama untuk menjaga dan merawat fasiltas tersebut.

C.   Order Taker Desk Section

Order taker desk ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau office Housekeeping department.  Order taker desk  terlihat simple dalam tugasnya hanya duduk di belakang meja mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi order taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam memberikan informasi tentang status kamar tamu dan tamu VIP yang on board. Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord dengan system administrasi file yang rapi.Kegiatan order taker memang banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone, membuat log book setiap transaksi kegiatan operasional.Hal paling penting untuk dikuasai sebagai order taker officer harus memiliki kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership dalam memutuskan sesuatu case,  jika terjadi banyak order pelayanan yang overload.  Officer order taker harus mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap order , order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure , oleh karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan pengecekan terhadap setiap recorded Lost & Found.

Setiap barang – barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan jika sang pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya saat melakukan pengecekan dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk barang-barang lost and found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya, executive housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak milik karywan yang menemukannya.

D.   Linen and Uniform Section

Section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan laundry department,  Linen and uniform section  dalam ruang lingkup kerjanya berhubungan dengan bahan – bahan tekstil yang merupakan kelengkapan sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen ini bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi  kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor section,  public area section, F&B operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting dari segi kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform.

Floor section membutuhkan stock seperti  bed sheet, pillow case,blanket , curtain , bed cover, duvet, guest towels, rug , service towel dll.sementara public area section membutuhkan linen seperti out of service bed sheet, out of service guest towels, service towels dll, dalam rangka kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing dll, untuk F&B operation linen section harus memenuhi kebutuhan linennya seperti table cloth, table runner, service towel, glass cloth dll.

Perlu di highlight dalam section linen and uniform ini faktor data inventory sangat penting, karena semua pemakaian dan stock dalam gudang serta frequensi pembelian dapat  terkontrol dengan baik.

System in – out, check details,  dalam recorded atau log book harus valid.

E.   Horticulture Section

Section ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau  dan artistik. Peran horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik seorang florist dalam merangkai  sebuah flower arrangement  bisa mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.

Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa memberikan efek relax, pemilihan tanaman yang memberikan efek positive akibat dampak  rumah kaca,    merupakan salah satu kewajiban section horticulture.

Ruang lingkup horticulture ini sangat luas, menjangkau hampir semua department dalam hotel tsb.

Untuk melakukan kegiatan horticulture, pada umumnya management hotel lebih memilih out sourching company sebagai pengelolanya tetapi masih dalam tanggung jawab Housekeeping department, Florist section  yang akan bertindak sebagai  coordinator kegiatan horticulture  dalam setiap perencanaa dan pelaksanaan kegiatannya.

Kegiatan  perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya  dipercayakan pada rekanan perusahaan akan tetapi penataan flower arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan  internal hotel dilakukan oleh florist attendant .

F.   Minibar section

Untuk struktur organisasi section  minibar section pada umumnya  berada di bawah naungan housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage department, akan tetapi yang  penting untuk dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di wilayah Housekeeping atau F&B procedure kerjanya dalam melakukan kegiatannya sama.

Minibar attendant bertugas mensupply segala bentuk jenis minuman yang beralkohol ataupun non alkohol yang dikemas dalam bentuk botol atau kaleng berukuran mini, begitu jpula dengan makanan kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke sehariannya selain melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil yang tersdeia di dalam kamar di consume atau tidak saat tamu hotel akan melakukan transaksi check out. Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant pada saat tamu sedang dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar attendant selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk menghidari expired product yang berlebihan yang tidak terjual.