I.
Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping
Dalam bahasa Inggris
housekeeping mempunyai arti house berarti
rumah, wisma , tempat menginap atau
hotel, sedangkan keeping adalah menjaga , merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping dalam bahasa
indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga , merawat ,
mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah, wisma , hotel.
Fungsi housekeeping
dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki
kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan, Housekeeping
juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam
rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti vacum cleaner , brushing mesin dll.
Fungsi management
secara umum planning, organizing,
staffing, leading and controlling harus diterapkan secara konsisten,
demikian pula dimensi – dimensi Total Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan
sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.
Housekeeping Department
merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik dalam operasional systemmnya karena
dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar atau luas hotel
tersebut maka semakin unik pula sistem organisasi operasionalnya.
Management
Housekeeping
“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow
Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan times and motion studies yang dalam perkembangannya merupakan sebagai metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor
meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai
karyawan, mampu melakukan pekerjaannya
dengan baik sesuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right
place ).
Do
the right things and do the things right yang dikemukakan
oleh “ Bapak Management Modern” Peter Drucker, sebagai landasan konsep
effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam pengembangan
perusahaan. Dengan karya – karya
ilmiahnya tentang “ management” peter
drucker telah memberikan kontribusi yang besar dalam mengelola suatu management modern.
Kedua tokoh bapak
management diatas yang telah mengemukakan teori-teori
managementnya bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola
management pada umumnya dan Housekeeping
department khususnya.
Housekeeping Department
memiliki karyawan yang cukup banyak,
bahkan mungkin merupakan karyawan
terbanyak juka deibandingkan dengan department – department lainnya ,
sehingga sangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas,
mengapa demikian ?
Housekeeping Department
yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive
Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang mumpuni , Executive housekeeper
harus mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang
kenyamanan, Kebersihan graha untuk
setiap tamu baik yang akan menginap atau
hanya menikmati fasilitas – fasilitas hotel lainnya seperti restaurant, bar atau spa
centernya.
Teori
peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat
dijadikan sebagai dasar untuk seorang
pemimpin dalam mewujudkan effective dan
efficiency kinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap penting sebagai alat untuk memotivasi karyawan
– karyawannya untuk bisa bekerja mengembangkan keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang tentunya meningkatkan
upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.
Dengan mengapplikasikan
system management yang baik diharapkan housekeeping department dapat memberikan kontribusi yang positive
dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu guest satisfaction dan employee satisfaction
serta profit oriented, apabila dilihat
dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan revenue
andalan dalam pendapatan utamanya,
disamping department F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.
Tingkat hunian atau
biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.
Struktur
Management Housekeeping
Struktur organisasi
management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan
sebagai berikut :
Organization
chart Housekeeping department
Ada hal yang menarik
dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga
yang menempatkan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal
ini didasarkan pada kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya telah disesuaikan dengan operation system yang
digunakannya.
Begitu pula dengan
section swimming pool, pada hotel resort
section ini tentunya dibawah naungan leisure department, akan tetapi untuk
hotel yang berkategori bisnis hotel area
swimming pool menempatkan induk organisasinya pada front office department, atau Spa
department ,akan tetapi ada juga beberapa pengelolaan swimming pool ini dibebankan pada
F&B department, hal ini dilakukan dengan alasan bahwa di area swimming pool terdapat pool
bar.Sekali lagi hal ini hanyalah bagian
dari kebijakan management hotel itu
sendiri yang tentunya dengan
berdasarkan effektif dan effisien
operasionalnya.
Section
dalam Housekeeping
Sebagai department yang
memiliki ruang lingkup kerja yang luas,
ruang lingkup yang dimaksudkan adalah
begitu luas dan banyak area atau ruangan – ruangan yang harus dibersihkan,
ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsinya. Housekeeping tentunya harus memiliki team yang sesuai
dengan kebutuhan system operasional untuk menjalankan tugasnya
dengan baik.
Area atau ruangan-ruangan yang merupakan
ruang lingkup housekeeping dikelompokan
sebagai berikut;
-
Public
Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace,
elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement
corridor, area parking dll.
-
F&B outlet seperti restaurant, bar,
meeting room, function room , ballroom.
-
A&G
office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B director
, Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager
dan ruangan executive officer lainnya.
-
Back Office
area seperti Human Resourches , Training
center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.
-
Floor area
seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor ,
guest landing.
Area - area
yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area yang harus
dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good corporate governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan ) dan
CSR ( corporate social
responsibility ).
Dalam konteks kebersihan ruangan sebaiknya
mengikuti aturan standard kebersihan international yang tidak sekedar
bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard
yang dimaksud misalnya penerapan HACCP
system atau Good Clinic Practice.
Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar
fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat dan
team yang solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan dengan komitment yang di
patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai
fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar
pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company
goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah
menjadikan system kerja yang effektif dan
effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak
sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit
sehingga terkadang kebutuhan untuk
pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan
berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan
bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam
birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang
membuka peluang pemborosan atau penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang
tepat ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan
tetapi birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost
dengan mengutamakan kualitas pelayanan
untuk tamu.
Team yang solid dalam housekeeping department
merupakan garda yang paling depan ,
oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang dan membagi
area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department pembagian
section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah
di kemukakan diatas.
Section – section dalam housekeeping dapat di
kelompokan seperti di bawah ini:
A.
Floor section
Diatas telah sedikit diuraikan area
– area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata kenyamanannya,
dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly
dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak
mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive launch
dan pantry area atau station floor.
Guest Room
Guest room adalah element yang
paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan,
penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar
dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala
fasilitas yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain
diluar kamar sebagai faktor pendukung
untuk memberikan kepuasan kepada tamu
demi memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .
Hal ini tentunya
tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap
adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang
cerdas, kerjasama antar department yang solid, yang paling penting adalah komitment dari
seluruh lapisan dari level
management sampai dengan karyawan level
bawah sekalipun, yang harus dipatuhinya.
Sebelum kita
melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah
baiknya kita mengetahui type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel
atau kapal pesiar atau sejenisnya,
Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini
merupakan kamar standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite ,
executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi
istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut
dengan istilah studio 1, studio 2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka
memberi istilah type 1, type 2 dsb.akan tetapi untuk standard kelengkapannya
sama dengan hotel, hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan
perlengkapannya.
Dalam sebuah kamar hotel ( guest room )
tentunya fasilitas – fasilitas yang paling dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan
standard penginapan untuk seorang tamu
seperti fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan
bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet )duvet atau bed cover
,fasilitas living room yang
dilengkapi dengan alat elektronic seperti
TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar mandi ( bath room ) tentunya untuk
kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak
menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau
kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan kategori hotel tsb.
Kita ambil
contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan
hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room
selain toilet dan shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan
standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan kelengkapan body care .
Mari kita
uraikan kelengkapan – kelengkapan fasilitas tersebut diatas ;
-
Fasilitas
tempat tidur ( bed facilities )
Bed facilities yang terdapat pada hotel
bintang lima mengharuskan mengikuti standard .
Ukuran tempat
tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh
ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America dan negara kita ( indonesia ) .
Ukuran tempat
tidur di USA dan Indonesia
Size
|
USA
|
Indonesia
|
Twin / Single
|
39 X 75 inch
/ 97 X 191 cm
|
100X200
cm
|
Queen
|
60 X 75 inch
/ 152 X 191 cm
|
160X200 cm
|
Double
|
54 X 75 inch /
137 X 191 cm
|
180X200 cm
|
King size
|
76 X 80
inch /
193 X 203 cm
|
200X200 cm
|
Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut (
blanket ) pada umumnya dilebihkan
panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .
Untuk
kelengkapan fasilitas tempat tidur
dilengapi dengan duvee atau bed cover .
-
Fasilitas
living room
Fasilitas living
room ini yang selain tersedianya satu
set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet
connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan baju
juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk
menyimpan barang atau koper ( luggage
rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan atau lampu yang cukup dan
persedian candle lengkap dengan matches .
Untuk fasilitas
living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.
-
Fasilitas
kamar mandi (bathroom )
Dalam fasilitas
kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi
toilet , shower cabin, wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan
handuk ( towels ), toilet paper dan tissue paper.
Sebagaimana kita
ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang
disediakan dalam kamar tamu.
Dibawah ini
merupakan ukuran towels ;
Jenis
|
Ukuran
|
Bath towel
|
75 x 150 cm
|
Hand towel
|
30 x 60 cm
|
Face towel
|
30 x 30 cm
|
Selain towels
tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.
Kelengkapan lainnya
yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care).
Kelengkapan body care ini yang
disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion
, cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta
complimentary mineral water dan tea , coffee sachet.
Selain kelengkapan
kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel
dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer informasi, atau
signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di
gantungkan di balik pintu.
Hal lainnya yang perlu
diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah
curtain dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan
memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali curtain dan black out di cuci.Apabila kamar
tamu memiliki balcon maka furniture –
furniturenya harus di perhatikan.
Floor Corridor / gang way
Corridor / gang way harus di
perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan
vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat
carpet treatment, bisa dengan cara shampoing untuk menjaga dan merawat karpet
tsb, apabila lantai nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping
dan lakukan polishing treatment untuk granit
atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya dihiasi dengan
lukisan – lukisan yang di tempelkan pada
dinding kamar , maka lakukankahkegiatan
dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu – lampu coridor,jika
menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian
enggineering dengan mencatatkannya
melalui order taker housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui dalam
corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan
sendiri yang diletakan di depan atau
disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room
service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry
untuk di clear up oleh room service staff.
Guest
landing area
Lorong corridor
tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di
lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan
kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman
menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya
penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar memberikan kesan
nyaman, letakanlah pada set meja flower
arrangement dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar pada area nya
juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest
landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.
Executive lounge
Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan
prestigous executive lounge dirancang
dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury, tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel
merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang berkantong tebal .Executive lounge
atau biasa disebut club floor yang
menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya, fasilitas yang
serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu special atau
vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik –
baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta
kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi dengan meeting room,
counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy hour
tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas
pelayanan kebersihan tetap terjaga.
Selain personal
service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business
center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan
seperti cocktail party dan buttler service.
Pantry / Floor Station
Pantry yang
dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping menyimpan, mengatur , menata , menyusun
trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store
linen dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur,
fasilitas kamar mandi, fasilitas living room dan kelengkapan –kelengkapan lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan
stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry
dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.
B.
Public
Area Section
Di atas telah di sebutkan beberapa ruangan yang termasuk kategori publi area, dapat
dikatakan seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan public area.Tapi disini yang dimaksud area
yaitu suatu ruangan yang intensitas di
kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan tersebut akan di
uraikan dibawah ini ;
Lobby area
Lobby area ini adalah suatu ruangan
yang tingkat kunjungan tamunya sangat tinggi, bahkan hampir semua tamu yang
akan menginap di hotel akan melewati lobby terdahulu.karena di lobby inilah
proses transaksi check- in check out berlangsung pada umumnya.Front office atau
front desk sudah tentu di posisikan di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini
sangat luas karena lobby ini gerbangnya
suatu hotel untuk menampilkan kesan elegance dan “ WAH “ nya.Di lobby area
untuk mengeffesienkan dan mengeffektikan ruangan tersebut menjadi suatu ruangan
yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri profit, maka management hotel
biasanya lobby tempat yang merupakan pusat kegiatan para tamu hotel management
/ owner membuat suatu lounge demi kenyamanan para tamu dan akan dikelola oleh F&B department .
Sebuah lobby dalam hotel berbintang merupakan
refresentatif dari keunikan, luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk
setiap tamu yang berkunjung atau menginap.
Penataan , decoration
lobby area yang syarat dengan kesan elegance, unik, merupakan tanggung jawab
Housekeeping department secara umum, management hotel akan menrauh besar
perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang harus
selalu bersih dan harus selalu terlihat
mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang berkualitas,
lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan – lukisan yang bernilai artistik
tinggi, furniture yang begitu lux, show case barang – barng antik pun
melengkapi kemewahannya.
Semua itu harus
terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department menempatkan public area
attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas mejaga keberseihannya setiap
saat.
Dengan equpiment
yang elegance , unik , lux, diatas
dimaksudkan bahwa lobby yang
merupakan gerbang untuk memperkenalkan
kepada tamu tentang kenyamanan, keindahan
hotel tersebut.Lobby merupakan unsur untuk membuat first
impression dalam rangka membuat rapport
customers yang berkunjung. Oleh
sebab itu tampilan, perawatan, penataan
lobby hotel menjadi sangat penting untuk diperhatikan.
Restaurant
Outlet – outlet F&B merupakan
fasilitas pendukung dalam suatu hotel,
penataan, lay out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department,
namun dalam perawatan furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah tugas
dan kewajiban housekeeping.
Housekeeping
tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant seperti
crokeries,chinaware dll.
Kewajiban
housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture, kebersihan
restaurant.
Yang harus
diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant dengan membuat
record saat melakukan special project misalnya, polishing furniture, shampoing
karpet, brushing pantry service area, polishing granit.
Function room
Function room yang meliputi
beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas pendukung pada umumnya
adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk perawatan furniture
adalah kewajiban housekeeping. Function room ini berbeda dengan ukuran luasnya,
mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang sampai bisa menampung ribuan
orang.untuk acara wedding ceremony atau acara yang melibatkan lebih banyak
orang maka ballroom yang tepat di
gunakan.
Tugas
Housekeeping dalam menjaga dan merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode
record yang untuk melakukan kegiatan brushing, polishing or shampoing.
Lockers room
Lockers room
merupakan bagian terprnting dalam tanggung jawab housekepping.Ruangan locker
ini adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri sebelum
melakukan aktifitas pekerjaan.
Selain
kebersihan lockers ini yang harus diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan
higienisnya, perlu diperhatikan.Pada umumnya lockers room baik male atau female
harus menyediakan fasilitas toilet, shower cabin, wash basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan
frequensi yang tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula
dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah –
kaidah good clinic practice.
Kegiatan brushing,
cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk setiap kelengkapan
lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal yang sering terjadi
kerusakan dalam housekeeping seperti toilet tersumbat, wash basin tersumbat,
drainase tidak berfungsi sempurna,
supply air panas yang sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah – masalah
tersebut harus di tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang
tidak baik pada kesehatan karyawan.
Selain ruangan –
ruangan tersebut diatas masih banyak lagi ruangan yang harus di jaga
kebersihannya, seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi yang
paling penting adalah komitment bersama
– sama untuk menjaga dan merawat fasiltas tersebut.
C.
Order
Taker Desk Section
Order taker desk
ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau office Housekeeping
department. Order taker desk terlihat simple dalam tugasnya hanya duduk di
belakang meja mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi order
taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam memberikan informasi tentang
status kamar tamu dan tamu VIP yang on board. Pencatatan setiap order harus
details, dan terrecord dengan system administrasi file yang rapi.Kegiatan order
taker memang banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone, membuat
log book setiap transaksi kegiatan operasional.Hal paling penting untuk
dikuasai sebagai order taker officer harus memiliki kecakapan memilih tingkat
urgency dan mempunyai jiwa leadership dalam memutuskan sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang
overload. Officer order taker harus
mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan
setiap order , order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan
dengan lost and found procedure , oleh karena itu seorang order taker officer
harus secara intensif melakukan pengecekan terhadap setiap recorded Lost &
Found.
Setiap barang –
barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan jika sang
pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut
dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya
saat melakukan pengecekan dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk
barang-barang lost and found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya,
executive housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak
milik karywan yang menemukannya.
D. Linen
and Uniform Section
Section ini merupakan section yang hubungan
kerjanya erat dengan laundry department,
Linen and uniform section dalam
ruang lingkup kerjanya berhubungan dengan bahan – bahan tekstil yang merupakan
kelengkapan sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section
linen ini bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor
section, public area section, F&B
operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting dari segi
kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat berhubungan
dengan section ini dalam penyediaan uniform.
Floor section membutuhkan
stock seperti bed sheet, pillow
case,blanket , curtain , bed cover, duvet, guest towels, rug , service towel
dll.sementara public area section membutuhkan linen seperti out of service bed
sheet, out of service guest towels, service towels dll, dalam rangka
kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing dll, untuk F&B operation
linen section harus memenuhi kebutuhan linennya seperti table cloth, table
runner, service towel, glass cloth dll.
Perlu di highlight dalam
section linen and uniform ini faktor data
inventory sangat penting, karena semua pemakaian dan stock dalam gudang serta
frequensi pembelian dapat terkontrol
dengan baik.
System in – out, check details, dalam recorded atau log book harus valid.
E. Horticulture
Section
Section ini berperan dalam
memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau dan artistik. Peran horticulture memberikan
rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik seorang florist dalam merangkai
sebuah flower arrangement bisa
mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.
Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa
memberikan efek relax, pemilihan tanaman yang memberikan efek positive akibat
dampak rumah kaca, merupakan salah satu kewajiban section
horticulture.
Ruang lingkup horticulture ini sangat luas,
menjangkau hampir semua department dalam hotel tsb.
Untuk melakukan kegiatan horticulture, pada umumnya
management hotel lebih memilih out sourching company sebagai pengelolanya
tetapi masih dalam tanggung jawab Housekeeping department, Florist section yang akan bertindak sebagai coordinator kegiatan horticulture dalam setiap perencanaa dan pelaksanaan
kegiatannya.
Kegiatan perawatan,
penataan tanaman diluar gedung pada umumnya dipercayakan pada rekanan perusahaan akan tetapi
penataan flower arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan internal hotel dilakukan oleh florist
attendant .
F. Minibar
section
Untuk struktur organisasi section minibar section pada umumnya berada di bawah naungan housekeeping
department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage
department, akan tetapi yang penting
untuk dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di wilayah Housekeeping
atau F&B procedure kerjanya dalam melakukan kegiatannya sama.
Minibar attendant
bertugas mensupply segala bentuk jenis minuman yang beralkohol ataupun non
alkohol yang dikemas dalam bentuk botol atau kaleng berukuran mini, begitu
jpula dengan makanan kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke
sehariannya selain melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil
yang tersdeia di dalam kamar di consume
atau tidak saat tamu hotel akan melakukan transaksi check out. Front desk
attendant akan menghubungi minibar attendant pada saat tamu sedang dalam
process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar
attendant selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk
menghidari expired product yang berlebihan yang tidak terjual.
Terimakasih untuk ilmunya. Kunjungi juga blog saya.
BalasHapusWanpedia